Cum se scrie o scrisoare formală (oficială)?

Redactarea unei scrisori formale (oficiale), scrisă manual sau imprimată, necesită anumite reguli privind structura, elementele și formularea. Prin urmare, în acest articol vă vom arăta cum să începeți corect o scrisoare formală, ținând cont de anumite reguli de protocol, care sunt utilizate în mod obișnuit în sfera de aplicare a corespondenței instituționale și academice.

Ghidul complet pentru scrierea unei scrisoari formale (oficiale)

Pentru a scrie bine o scrisoare oficială/formală, indiferent de tipul de mesaj pe care doriți să îl transmiteți, este esențial să cunoașteți câteva puncte și reguli de bază care impune acest tip de scrisori, care sunt utilizate în cele mai diverse domenii: muncă, business, educație, guvernare etc. De asemenea, trebuie să țineți cont de caracterul formal, având mare grijă la respectarea regulilor de ortografie, gramatică și de sintaxă.

Pentru a face o scrisoare oficială, începeți cu o rubrică corectă indicând numele și detaliile persoanei căreia i se adresează scrisoarea, pe lângă poziția pe care o ocupă, dacă o trimiteți unei companii sau unui departament public.

De exemplu, puteți folosi următoarele formule de adresare:

• Către domnul ambasador,
• Către domnul primar,
• Către domnul rector universitar,
• Către domnul general,
• Distinsului domn: (Cel mai distins domn), cu trimitere către decani universitari, directori de școli, șefi de poliție sau directori de companie.

În plus, este recomandat să faceți o referire minimă la subiectul abordat în scrisoare.

Salutul de început ar trebui să fie exclusiv destinat persoanei căreia i se adresează scrisoarea, precum și să fie atât corect, cât și formal.

De exemplu, puteți folosi următoarele exemple de propoziții:

• Salutări de la…
• Aș dori să adresez un salut călduros…
• Vă transmit un salut distins…
• Vreau să vă trimit un salut afectuos…
• Sunt încântat să vă trimit un salut…
• Suntem încântați să vă trimitem un salut afectuos…

Acesta va fi urmat de 2 rânduri libere, iar textul scrisorii va fi început de la linia marginală stânga.

În primul paragraf al scrisorii, este necesar să prezentați motivul pentru care a-ți scris-o. Va fi necesar să indicați și să oferiți argumente care să justifice scrisoarea.

Puteți folosi, de exemplu, următoarele exemple de propoziții:

• Prin prezenta, am dori foarte mult să acceptați invitația…
• Obiectivul principal al acestei scrisori…
• Motivele pentru care vă contactăm sunt…
• Prin prezenta, dorim să vă informăm că…
• V-am scris pentru a vă informa despre…

În al doilea paragraf, este necesar să indicați care sunt cerințele de care aveți nevoie sau ce așteptări aveți față de problema sau preocupărilor dvs. care v-au determinat să trimiteți scrisoarea. Trebuie să folosiți un limbaj clar, concis și adecvat, astfel încât să înțeleagă circumstanțele.

În final, este necesar să scrieți un rămas bun formal, mulțumindu-i destinatarului pentru atenția și timpul acordat scrisorii. Acest rămas bun va fi urmat de semnătura și de poziția dvs., astfel încât să vă identifice.

Model de scrisoare formală/oficială

București, 21 mai 2020
Subiect: Cerere participare la conferință

Domnului Ion Popescu
Comisar șef de mediu

Stimate domnule comisar de mediu Ion Popescu,

Suntem studenții din anul al doilea din cadrul „Facultății de Geografie din București…”, și, prin prezenta scrisoare, suntem interesați să cunoaștem detaliile din măsurile adoptate de agenția dvs. pentru reducerea gazelor cu efecte de seră.

Prin urmare, solicităm o vizită și o conferință la facultatea noastră, în cadrul „Zilei reducerii gazelor cu efecte de seră”, care va avea loc în perioada 30 august. Evenimentul nostru nu este pentru publicitate sau profit, ci dorim doar să propunem câteva soluții, astfel încât să ajutăm la reducerea încălzirii globale.

Apreciem anticipat pentru atenția acordată cererii noastre.

În atenția dl. comisar de mediu,…

Cu respect, studenții Facultății de Geografie